• 關于印發《福建工程學院實物類檔案管理細則》的通知

    發布者:lb 發布時間:2017-09-11 瀏覽次數:46

    關于印發《福建工程學院實物類檔案管理細則》的通知

      

    各部門、各學院:

        現將《福建工程學院實物類檔案管理細則》印發給你們,請遵照執行。

      

      

      

      

      

                            校長辦公室

    2016年10月24日

      

      

      

      

      

      

      

      

    福建工程學院實物類檔案管理細則

      

    為加強我校實物類檔案的管理,更有效地保護和利用檔案資源,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》,結合我校具體情況,特制定本細則。

    1. 基本原則

      實物類檔案是學校在教學、科研、管理、服務等各項活動中產生的具有保存價值的物品,是學校檔案的重要組成部分,是學校各項活動真實、形象、直觀的記錄。

      凡是學校各歸檔單位在行使職能活動時形成、獲贈或者收集的、具有長遠保存利用價值的實物均屬實物類檔案的歸檔范圍,主要包括在各種重大活動、校際交流、外事活動和其它活動中形成、獲贈或者收集的具有紀念意義和保存價值的題詞、書畫、禮品、紀念品等,以及在辦學過程中自然保留下來的具有校史紀念意義的各種實物、榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌等。

      實物類檔案由檔案館集中統一管理并在確保完好的前提下提供利用。

    2. 實物類檔案的歸檔范圍和保管期限

      (一)歸檔范圍

      1.憑證性、紀念性實物

      學校發展過程中產生的有保存價值及紀念意義的物品。包括學校各個歷史時期牌匾、證件、徽章等樣品,如工作證、學生證、畢業證、借書證、?;?、紀念章、紀念冊及其他證書等;各種活動的標志、證件、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票等;為對外宣傳交流及紀念活動而制作的各種禮品、紀念品等。

      2.榮譽類實物

      學校歸檔單位、學校社團以及師生員工等在教學、科研、管理、服務、文體等活動中獲得的省部級以上(含省部級)各類獎狀、獎杯、獎章、獎牌、證書、錦旗、榮譽冊、光榮冊等實物。

      3. 題詞字畫類實物

      上級領導、社會知名人士、各界校友以及本校師生的題詞、字畫原件;重大活動嘉賓簽名冊;各歸檔單位獲贈或接收的校外單位或個人贈送給學校的字畫等實物。

      4. 對外交流中獲贈或接受的各種禮品、紀念品等實物。

      (二)保管期限

      實物類檔案原則上為永久保存。

      三、實物類檔案的歸檔要求

      1. 學校各單位涉及上述歸檔范圍的實物,均應主動歸檔保存。不在歸檔范圍內但有保留價值、能反映學校發展歷程的實物,經檔案館認定后確定是否歸檔。

      2. 學校師生個人采取自愿原則向檔案館捐獻或寄存,或由學校向個人征集。

      3. 憑證性、紀念性實物歸檔時應同時提交制作單位、制作目的、制作及使用時間、使用范圍、制作數量、價值、設計者等基本資料信息。

      4. 榮譽類實物歸檔時應同時提供授予單位、授予時間地點、授予稱號、事由、相關資料、相關新聞等資料信息。

      5.題詞字畫類實物歸檔時應同時提供題(作)者姓名、贈送人、接受時間、地點、接受人、事由、相關資料、相關新聞等資料信息。

      6. 對外對臺交流中獲贈或接受的各種禮品、紀念品等實物歸檔時應同時提供物品名稱、制作者或制作單位、價值、接受時間、地點、贈送人、接收人、事由、相關資料、相關新聞等資料信息。

      7. 實物類檔案移交時,檔案館要與移交部門辦理相關移交手續,并附相關資料信息,必要時附上實物照片。

      四、實物類檔案的管理

      1. 實物類檔案由檔案館集中統一管理。學校任何單位或個人不得將實物類檔案私存、損壞或轉送他人。若實物類檔案形成單位因展示、宣傳等需要暫時不能歸檔的,應向檔案館申報暫緩歸檔,并辦理相關登記備案手續。

      2. 檔案館對接收的實物類檔案,做好登記、編目、分類等工作,并編制必要的檢索工具,以便查找利用。

      3. 檔案館對入藏的實物類檔案應加貼標簽。標簽應貼在實物隱秘處,不影響實物外觀,標簽內容應包括:檔號、名稱、產生年份、來源、規格等著錄項。

      4. 檔案館應采取有效保護措施,珍貴實物檔案(可移動文物)應專柜存放。

      5. 為保證實物類檔案收集完整、齊全,各歸檔單位要協助檔案館做好收集、歸檔工作。

      五、實物類檔案的利用

      利用實物類檔案原則上只能使用實物照片。實物類檔案形成單位如因展示、宣傳等需要,確需借出實物檔案,須寫明利用目的,經分管校領導批準辦理暫借手續后方能借出,相關單位應保證暫借實物檔案的完好。

      六、附則

      本規定自發布之日起實施,未盡事宜由檔案館負責解釋。


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