• 福建工程學院教學類檔案工作規范

    發布者:張祝杰 發布時間:2017-09-11 瀏覽次數:39

    一、教學檔案工作的基本原則
    1.凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。
    2.教學檔案是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一,是學校檔案的主體、核心和重點。
    3.教學檔案實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于開發利用。對教學檔案中的少數不屬永久保存的類目,如本科生畢業論文,實習報告等可由系保存,學校檔案部門按一定的比例擇優接收。
    4.教學檔案是教學管理的重要組成部分,應實行“三納入”、“四同步”,即納入教學計劃、規劃,納入教學管理制度,納入各級管理人員崗位責任,作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步;檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步;評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步;畢業分配、上報評審材料、教學考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
    5.各教學管理和教學業務部門應明確一名分管檔案工作的負責人和配備相應專(兼)職檔案人員,統一管理本部門、本系統的教學文件材料,并按期向學校檔案部門辦理移交。
    6.努力實現教學檔案工作從經驗管理向科學管理轉變,分散管理向集中統一管理轉變,手工管理向現代化管理轉變,逐步參與教學管理,成為教學管理和教改的參謀部門,成為教學業務工作的信息咨詢部門之一。
    7.逐步建立教學檔案數據庫,并納入全校信息系統統一管理和開發利用。
    8.要把教學檔案工作列入本校教育發展計劃,在經費、庫房、設備和人員配備等方面給予保證,每年從教學經費中給予教學檔案工作適當資助。
    二、教學檔案歸檔范圍的確定
    1.確定的原則
    (1)歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料,必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。
    (2)歸檔的教學文件與材料,必須反映教學管理、教學實踐活動中的全過程,保證完整、準確、系統。
    (3)歸檔的教學文件材料,必須遵循其自然形成規律,保持有機聯系,符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。
    2.歸檔的主要內容和重點
    (1)歸檔的主要內容包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、學位工作、畢業生工作、教材等方面,(具體見附件一)。
    (2)歸檔的重點是本校在教學工作,特別是教學實踐各個環節活動中形成的不同載體的文件材料。
    3.不歸檔的文件材料
    (1)上級有關教學普發的、不辦的及未定稿的文件。
    (2)無查考利用價值的事務性臨時性文件。
    (3)校內其他單位發來的文件。
    (4)重份文件。
    (5)與校外單位交換來的材料。
    三、教學文件材料的部門立卷與歸檔流程
    1.形成與積累
    (1)每年新學年開始后,由分管檔案工作的校長向各系(部)、部署新學年工作時,同時向各系(部)辦公室主任、教學秘書布置形成積累教學文件材料的任務。
    (2)教務部門和各系(部)應利用學籍管理軟件對學生學籍登記表(卡)逐項進行登記,并做好數據備份。
    (3)系(部)兼職檔案員按文件材料分類表分別積累教學文件材料,并定期進行整理。
    (4)檔案室隨時了解、督促、檢查、指導專(兼)職檔案員做好文件材料的積累工作。
    (5)歸檔的教學文件材料必須字跡工整,格式統一,簽字手續完備。
    (6)教學檔案管理文件一般歸檔一份,重要的教學文件(研究生論文、專著、優秀教材等)除原稿外,根據實際情況,酌加副本。
    2.整理組卷
    (1)堅持由教學文件材料形成部門立卷歸檔的原則,由各系(部)或教學管理部門的專(兼)職檔案員負責將積累的文件材料向檔案部門歸檔。
    (2)根據教學文件材料的形成規律,保持其有機聯系和便于利用查考的原則進行組卷。原則上相同內容的文件材料組成一卷便于利用,同一內容的文件材料數量多時可分別組成若干卷,每卷不超過200頁。也可以根據文件材料的內在聯系,對問題單一,文件較少者按不同內容分別組成薄卷。
    (3)在不影響卷內文件自然形成規律和有機聯系的前提下,同一內容的文件按永久、長期、短期分別組卷。
    (4)卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;批復在前,請示在后的要求排列。
    (5)卷內材料一律拆掉金屬物,分別用線或不銹鋼釘裝訂,對破損的文件材料應進行修補。
    (6)凡是文件材料未注明標題的應加制封面,注明題名、責任者、時間。
    (7)各種材料大小均為A4型紙張大小,圖件按此規格疊成手風琴式,圖名、圖簽折在外面。
    (8)文中密不可分的插圖、照片應貼入文字材料內;附圖冊、表冊、照片應貼上標簽,填寫件號及檔號附在文字材料之后共同組成保管單位。其他載體材料可專柜保管,但需填寫與文字材料卷一致的檔號。
    (9)透明圖紙用縫紉機打圖邊,并貼上標簽,填寫張號及與文字報告一致的檔號。
    (10)按順序編排頁號,無論單面或雙面只要有書寫文字,均應一面編寫一個頁號,頁號位置在非裝訂線一側的右下角。以件為單位,應在每項文件上端加蓋歸檔章,并逐項填寫。
    (11)填寫卷內目錄及備考表。
    (12)凡教師業務檔案中規定的內容已分別歸入其他類檔案的,如專著、論文已歸入出版類,科研成果已歸入科研類,應在卷內目錄中注明相應類目的檔號。
    (13)文件形成部門提出每個案卷的密級并會同檔案室確定。
    (14)填寫案卷封面各欄目,標題要簡短、準確。
    3.歸檔驗收
    (1)移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收,檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求,標題是否確切,凡不符合規定要求者,接收人應拒絕接收,并限期改正補交。
    (2)移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份,雙方各執一份。
    (3)教學綜合管理文件次年6月底前歸檔,其他各類材料完成一個培養周期(即一屆學生從就學到畢業)當年寒假前一次性歸檔。
    四、教學檔案的管理
    1.分類編號
    (1)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》進行分類標引,給出檢索分類號。
    (2)根據教學檔案的內容和特點。編制用于組成檔號的二級類目代號簡表。
    (3)教學類檔案檔號=年度號+教學檔案分類號+案卷號
    案卷號按最下位類目流水。
    屬于教學管理內容的采用自然年度。其余可采用教學年度。涉及學籍問題的,可采用畢業年度(“屆”)。
    2.編目
    (1)每卷檔案脊背上填寫檔號,也可另行貼上注有檔號的標簽,標簽下沿的位置距離底邊40毫米處。
    (2)按檔號順序,以案卷為對象填寫。
    (3)編制各種分類目錄和專題目錄,積累到一定程度后,打印匯編出版。
    (4)必須將編制的教學檔案數據輸入計算機數據庫,逐步實現與本系統的信息庫聯網。
    3.排架、保管
    (1)按檔號順序排架。
    (2)保管要求按《高等學校檔案部門業務建設規范》第9條執行。
    (3)與文件材料配套的特殊載體記錄的教學檔案,按《聲像載體檔案工作規范》有關條款處理。
    4.檔案的補充與修改
    (1)各系(部)隨時將收集到的教學文件材料經整理后向檔案室補充歸檔,檔案室負責教學檔案的人員應及時將補充材料插入卷內相應的位置,并在卷內目錄、帳本上補充填寫。
    (2)凡已歸檔的文件材料需要修改時,必須經所在部門主管領導批準;未經批準,不得修改任何文件材料。
    五、教學檔案工作崗位責任制
    1.教學管理部門領導的職責
    (1)制訂和健全有關管理制度,切實做到把教學檔案全面納入教學管理之中,并監督各部門執行。
    (2)加強與學校檔案部門聯系,共同做好業務指導和監督檢查工作,保證教學檔案質量。
    (3)對本部門管理干部和專(兼)職教學檔案員提出具體要求,并幫助他們解決一些實際困難。
    2.各部門專(兼)職教學檔案人員職責
    (1)做好本單位教學文件材料的形成積累工作。
    (2)將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂,做到組卷合理,編目清楚,標題準確,裝訂整齊,并及時向學校檔案室移交。
    (3)做好存放在本部門的教學檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
    3.教研室主任的職責
    (1)負責收集教研室的典型教案,集體備課記錄、試題、試卷等向所在部門專(兼)職檔案員移交。
    (2)督促教師移交各種業務檔案。
    附件一:
    福建工程學院教學類檔案歸檔范圍和保管期限表

    教務處:
     綜  合  科

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1  上級教育部門下達的指令性及指導性文件                         30 年
    2  學校有關教學工作的請示和上級的批復、函件                     永 久
    3  年度和年度以上的工作計劃、總結和教學管理制度                 永 久
                            教務管理科

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1  畢業生花名冊                                                永 久
    2  學校學位委員會授予本科學位審批文件材料                      永 久
    3  學生學籍變更的文件材料 (留級、休學、復學、轉學、退學、保留或取消學生入學資格)
    3.1  關于學生學籍變更的通知                                    30 年
    3.2  學籍變更的申請報告、審批材料                              30 年
    4  學生申請轉專業的請示、批復                                  30 年
    5  更正畢業生電子注冊信息的報告                                永 久
    6  準予學生畢業的通知等相關文件材料                            永 久
    7  同意結業學生換發畢業證書的通知                              永 久
    8  關于補辦畢業證明書的文件材料 
    8.1  補辦畢業證明書的存底材料                                   永 久
    8.2  補辦畢業證明書的申請、審批材料                             永 久
                           實踐管理科

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1  上級對實驗室建設的通知、批復                                永 久
    2  國家級、省級、校級實驗教學示范中心建設、申報材料            30 年
    3  學?;A實驗室建設項目預算的申請、調整報告                  30 年
    4  學校實驗室建設規劃、建設項目實施、驗收的通知、報告          30 年
    5  高等學校實驗室信息統計數據                                  30 年
    6  上級對學科競賽的表彰文件                                    永 久
    7  學校優秀畢業設計(論文)表彰文件                            永 久
    8  實習基地協議書                                              30 年
                           教學研究科

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1  人才培養計劃方面的指示、規定、辦法                           永 久
    2  教學改革文件(各級各類教改立項、精品課、教學團隊、綜合班改革等) 
                                                                  30 年
    3  文化素質教育材料                                            30 年
    4  各級優秀教學評獎文件                                           
    4.1  教學優秀獎評審結果的文件材料                              永 久
    4.2  教學新秀獎評審結果的文件材料                              永 久
    4.3  教學名師獎評審結果的文件材料                              永 久
    4.4  教學成果獎評審結果的文件材料                              永 久
    4.5  優秀教材獎評審結果的文件材料                              永 久
    5  教學工作委員會會議紀要                                      永 久
    6  上級對本校學科建設、專業設置、學位授予專業等的通知、批復    永 久
    7  新專業籌建、申報及建設的文件材料                            永 久
    8  增列授予學士學位專業的請示、批復                            30 年
    招生辦公室  

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1  學校招生工作一般性通知                                       10 年
    2  學校有關招生錄取工作的政策性、制度性文件                     30 年
    3  學校招生計劃、招生簡章、招生專業簡介                         30 年
    4  新生錄取花名冊                                              永 久

    教材管理中心

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1  本校主編、自編的教材                                      30年
    2  各系(部)各專業使用教材目錄                                       30年
    3  教材樣書                                                           10年

    各系(部):

    序 號                   類   目   名   稱                   保管期限

    1、日常工作中形成的文件材料
    1.1工作計劃、總結、規章制度                                   永 久
    1.2系部人事任免職的通知                                       永  久
    1、3系部表彰先進集體、先進個人的決定                           永 久
    1、4年度財務工作報告                                           30 年
    1、5崗位聘任、教學管理方面通知、決定                           30 年
    1、6系部成立、調整領導小組組成人員名單                         永 久
    1、7迎新工作、畢業生工作的安排通知                             10 年
    1、8校慶、校友工作的文件材料                                   10 年
    2、教學工作
    2、2學生處分的報告、決定                                       10年
    2.2.1受到警告(不含)以上處分的                                  永 久
    2.2.2受到警告處分的                                            30年
    2、3 教學管理方面的通知、決定                                   30 年
    2、4自編、主編教學指導書、實習指導書及習題集                      30年
    3、系(部)教代會、工代會材料
    3、1請示、通知、議程、決議、總結、主席團、代表名單、工作報告、領導講話、候選人情況介紹、討論通過的文件、選舉結果和上次批復
                                                                    永 久                                                                                                                                                                           
    3.2 提案及辦理情況,會議簡報,會議記錄、紀要、照片、光盤       永 久
    3.3 籌備工作、選舉過程中形成的文件、小組會議記錄等文件材料       30 年
    3.4 討論未通過的文件                                            10 年
    附件二:
    福建工程學院系級教學檔案歸檔范圍

    一、綜合類
    1.上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件。
    2.關于教育改革培養目錄,培養規格,專業和課程設置及學制等方面的指示、規定、辦法等。
    3.學校規劃實施計劃、教學要點,有關教學會議記錄、調研報告、簡報等。
    4.學校制定的各種教學制度、辦法、規定、條例以及有關教學工作的文件。
    5.有關招生分配的各種制度、規定、辦法、條例以及有關招生計劃分配表及文件。
    6.各系及專業簡介,以及招生分配情況介紹。
    7.學校簡介,以及招生廣告。
    8.系級教學工作總結。
    9.教學經費申請報告,各門課程教學資助金申請表、實際經費預算及結算材料等。
    10.有關教學工作的統計數據資料。
    二、教學管理類
    1.教師教學工作規程、教學工作評估材料。
    2.教師工作量核算辦法,教師開課情況。
    3.教師教學任務安排,有關教師教學情況調查表、教學質量檢查、評估、總結及聽課記錄。
    4.師資培訓計劃、考核、總結、出國進修等有關材料。
    5.學生學籍管理材料,其中包括學籍卡、學生登記表、成績冊。
    6.學籍變更材料(升、留級、休、轉、復、退學等)。
    7.學生獎懲材料(獎學金優秀學生、先生班級、學生處分材料)。
    8.重點學科建設論證、申報、評審材料。
    9.招生計劃、招生簡章、招生工作總結等。
    10.課程安排表,教學運行表,學年校歷。
    11.畢業生質量調查材料,包括對畢業生質量調查的計劃、總結調查表,使用單位對畢業生質量評審意見
    12.各類培訓班、進修班的文件材料。
    三、教學業務類
    1.課程教學標準及要求。
    2.課程建設、規則、實施方案、課程設置一覽表。
    3.主干課程目錄。
    4.培養計劃、教學大綱、教學計劃方案、總結等。
    5.教材建設、教師自編、主編教材、教學指導書、習題集和解題及使用教材目錄。
    6.優秀教師講學的典型教案、教模、標本、幻燈片、錄音、錄音帶及重要備課筆記等。
    7.各類優秀學生典型的作業本、筆記本、在校期間發表的論文。
    8.教學實習大綱、實習指導書、實習總結、實習講義,實習結果鑒定材料、有代表性的實習報告。
    9.實驗教學工作情況(可根據規范具體化)。
    10.考試試卷。
    11.畢業設計(論文)及評審意見。
    四、教學研究類
    1.獲校級以上的教學成果類的申報材料及獎狀。
    2.獲校級以上的教學質量獎、優秀教材類的申報材料及獎狀。
    3.獲校級以上的優秀集體獎、教書育人獎的申報材料及獎狀。
    4.專業設置改造、修訂目錄。
    5.教學工作改革動態。
    6.教師教學研究論文。
    注:教學檔案的歸檔按照校檔案室歸檔要求,各單位需歸檔的教學檔案由各系檔案員負責收集、整理后向檔案室移交。每年的學籍檔案由各系教務員核對整理,按當年畢業專業裝訂成冊,經系領導審核簽字后向檔案室移交。


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