• 福建工程學院出版類檔案工作規范

    發布者:張祝杰 發布時間:2017-09-11 瀏覽次數:32

    附件9:

    福建工程學院出版類檔案工作規范

    第一章

    第一條 為了提高學校出版類檔案(以下簡稱“出版檔案”)的工作質量和管理水平,充分發揮其作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《出版社書稿檔案工作規定》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》等法規,結合學校實際情況,制定本規范。

    第二條 凡是在學校編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,均屬出版檔案。

       第三條 出版檔案必須實行集中統一管理,確保完整、系統、準確和安全,方便開發和利用。

    第四條 出版檔案反映了學校教學、科研、管理的水平及活動情況,它是國家科學文化和學校教學、科研改革與發展的歷史記錄,是學校檔案的重要組成部分。

    第五條 出版檔案工作要納入出版、編輯部門的管理制度,納入出版工作計劃和規劃,納入出版、編輯人員的職責范圍。出版、編輯部門在布置計劃、檢查、總結、驗收工作時,要同時布置計劃、檢查、總結、驗收出版檔案工作。

        第六條 學校學報、校報編輯部門,要有一位負責人分管出版檔案工作,并確定兼職檔案人員,認真做好出版檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

                       第二章出版檔案歸檔范圍

    第七條 確定的原則

    1.歸檔的出版文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用,必須反映編輯出版管理職能和出版活動的全過程,保證完整、準確、系統。

        2.歸檔的出版文件材料必須遵循其自然形成規律,保持有機聯系,特別注意出版材料的成套性特點。

        第八條 歸檔的主要內容和重點(具體見附件1)

        1.歸檔的主要內容包括綜合管理、出版物的編審、出版等方面的內容。

    2.歸檔的重點是出版活動各個階段形成的不同載體、形式的文件材料,尤其是出版物本身。

    3.歸檔的出版文件材料實行紙質文件與電子文件雙軌制同時歸檔原則。

        第九條 不歸檔的文件材料

        1.上級有關出版的普發(非專指本校)、不辦的文件;

    2.未生效的合同、協議書;

    3.不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

        4.重份文件、校內單位發來的文件;

        5.無查考利用價值的事務性、臨時性函件;

        6.校外單位交換來的材料。

    第十條 保管期限

    出版綜合管理性文件、出版物文件材料的保管期限的確定見附件1。

        第三章出版文件材料的部門立卷和歸檔要求

           第十一條 形成積累

    1.出版物出版前,責任編輯應注意歸檔材料的積累和保管,保證歸檔材料的完整、齊全、系統和準確。

    2.出版物出版后,責任編輯必須將歸檔材料加以整理,按彼此間的自然聯系進行系統排列,放入案卷內,擬出標題,經出版編輯部門主任審查和兼職檔案員檢查后,編好卷內目錄,連同原稿、清樣、樣書,在二個月內向本部門的兼職檔案員移交、歸檔。

        第十二條 整理組卷

    1. 整理單位

    出版綜合管理性文件以“件”為單位進行整理,按《福建工程學院歸檔文件整理實施細則》執行;出版物文件材料以“卷”為單位進行整理。

    2.出版物整理組卷

    (1)出版檔案以出版物名稱分別進行立卷,組成一卷或數卷,按年度立卷 ,不可混年立卷。

     學報,一期一卷或合訂本為一卷,原稿與樣本分別立卷。

     校報,按年度、季、月為一卷或合訂本為一卷,按時間順序排列,稿件與樣本分別立卷 。

     期刊,視其情況一期一卷或幾期一卷,按年度、期次排列,原稿與樣本分別立卷 。   

        ④書籍,一般以作品為單位整理,一書組成一卷或數卷。

        (2)跨年的出版檔案,放在出版物的出版年度立卷。    

        3.案卷編目

    卷內目錄內容:

    ——檔號:整理過程中以字符形式賦予檔案的一組代碼,是檔案的身份證號,具有唯一性。按《福建工程學院檔案實體分類實施辦法》編制。  

    ——案卷題名:應簡明、準確揭示卷內文件的內容。主要包括責任者、內容、名稱(文種)等。

    ——起止時間:卷內文件形成的起止年月;

    ——卷內頁數:卷內總頁;

    ——保管期限:永久、長期、短期;

    ——序號:應用阿拉伯數字從l起依次標注卷內文件的順序,一個文件一個號;

    ——文件編號:文件發文字號;

    ——責任者:文件的發文機關或署名者;

    ——文件題名:文件標題全稱;

    ——日期:文件形成日期;

    ——頁號:每份文件首頁上標注的頁號。(注:最后一份文件填寫首尾兩個頁號,兩頁號間用-隔開,如96-98);

    ——備注:需要說明的問題。

    4. 卷內備考表

    ——卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數,不同載體文件的數量,說明組卷情況,立卷人,檢查人 ,立卷時間等。

    ——參見號:反映同一內容而形式、載體不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。

    5. 案卷封面和脊背的編制(封面、脊背按項目內容印刷)

    (1)案卷封面可采用案卷外封面,主要內容如下:

    ——案卷題名,與卷內目錄中的案卷題名相同;

    ——立卷單位,應填寫文件立卷部門 ;

    ——起止日期,應填寫卷內文件形成的起止日期;

    ——保管期限,應依據附件1的規定劃定的保管期限,同一卷內有不同保管期限從長標識;

    (2)案卷脊背,應填寫檔號和案卷題名 。

    6.案卷裝訂要求

    (1)卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,均應依次在非裝訂線一側下角編頁號,每卷頁號從1開始;裝訂時以左下方對齊,在左側裝訂。不裝訂的案卷,應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內容有:類目名稱、檔號(室編號、館編號)、件號、年度、保管期限的戳記章,并逐一填寫。

    (2)出版檔案內的原稿、清樣,均須除去金屬物,修補破損處。

    (3)裝訂線以外有文字的要貼邊條紙,有保存價值的小便條要貼在大紙上。

    (4)、案卷裝訂按照全引(卷內)目錄、歸檔說明 、文件材料、備考表、封底順序排好,左、下側對齊,裝訂線離左側15mm,三點一線裝訂,線在背面打結(應選擇膠訂或線裝,不能用金屬材料裝訂) 。

    7.卷盒、卷內表格規格

    (1) 卷盒規格為310mm×220mm,厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm,50mm。

    (2)卷內目錄、備考表的尺寸為A4紙規格。

    (3)卷盒和卷內表格印制應清晰端正。

       第十三條 電子文件的整理

    出版類檔案所產生的電子文件整理、立卷、歸檔按《福建工程學院電子文件歸檔與電子檔案工作規范》執行,并標注參見號。

    第十四 聲像載體材料的整理

    出版類檔案所產生的聲像載體材料整理、立卷、歸檔按《福建工程學院聲像載體檔案工作規范》執行,并標注參見號。

        第十五條 歸檔驗收

        1.出版編輯部門的兼職檔案員應在次年六月底前,將上年度應歸檔的出版文件材料,集中向學校檔案室移交,移交目錄一式二份,雙方各執一份備查。

        2.出版物版權轉移到校外出版時,檔案一般應隨同轉移,或者將有關材料退還給作者。

            第四章出版檔案的管理

    第十六條 分類編號、編目

    1.按《中國檔案分類法---教育檔案分類表》進行分類標引,給出檢索分類號。

    2.根據出版檔案的內容構成和形成特點,編制用于組成檔號的二級類目代號簡表。(詳見附件1 )。

    3.出版檔案實體分類按《福建工程學院檔案實體分類實施辦法》執行。

    4. 編制各種分類目錄、專題目錄,按照GB3792.5-85《檔案著錄規則》編制案卷級、文件級基建檔案著錄卡,作為手工檢索卡和計算機采集卡使用。

    第十七條 排架、保管、統計

    1.按檔號順序排架

        2.保管、統計按《福建工程學院檔案業務建設規范》第四

    章執行。

    第十八條 鑒定與銷毀

    1.出版檔案的鑒定與銷毀,按照《中華人民共和國檔案法》、《福建工程學院出版檔案歸檔范圍與保管期限》的要求,對已滿保管期限的出版檔案進行鑒定。

    2.出版檔案的鑒定與銷毀工作,在主管院領導的領導下,由學校檔案室和出版編輯部門等有關部門組成鑒定小組,負責對超過保管期限出版檔案進行檔案鑒定銷毀,提出銷毀或延長保管期的審查意見,報主管院領導批準后,登記造冊方可存毀,不能隨意自行銷毀。

    3.銷毀檔案時必須有兩人監銷,并在銷毀清冊上簽字。

           第五章出版檔案的開發利用

    第十九條 檔案部門人員要熟悉館藏,主動提供利用服務。本校教職工查閱出版檔案應辦理查閱手續后方可查閱。

    第二十條 校外單位或個人利用時,應持單位介紹信,經院辦主任批準,重要的報主管院領導批準,方可查閱。

    第二十一條 凡利用室藏檔案,均應按本室規定辦理利用手續,填寫《檔案借閱登記簿》,對校外單位和有關人員還應按照國家規定收費。

    第二十二條 利用結束后,利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》。

    第二十三條 對借出檔案,學校檔案室要定期催還,發現損壞或丟失,應寫出書面報告,根據不同情況,學校按規定嚴肅處理。

    第六章

    第二十四條 本規范未盡事宜,按國家有關規定執行。

    第二十五條 本規范由學校檔案室負責解釋。

    第二十六條 本規范經院長辦公會討論通過,自發文之日起施行。

      

    附件:

    1、福建工程學院出版類檔案歸檔范圍和保管期限

    2、全引(卷內)目錄

    3、備考表

    4、案卷目錄

        5、出版檔案移交目錄

    附件一:

    福建工程學院出版類檔案歸檔范圍和保管期限

    歸檔單位:高等教育發展研究中心、宣傳部(分類號WS11、CB12--CB15)

    一、出版綜合(分類號WS11)

    序號

    類    目   名   稱

    保管期限

    1

    上級有關編輯工作的文件

    針對本校(重要的)

    永久

    針對本校(一般的)

    30年

    2

    本校向上級的請示及批復

    永久

    3

    出版編輯工作統計報表

    永久

    4

    學校制定的有關出版工作方面的制度、規定、辦法、條例等文件

    30年

    5

    計劃、總結

    10年

    6

    編輯出版部門事務管理形成的文件材料

    10年

    二、出版物項目(分類號CB12--15)

    序號

    類   目   名   稱

    保管期限

    1

    編輯出版合同、協議書

    長 期

    2

    出版請示與批復

    長 期

    3

    原稿(含照片、手跡原件)或復印件(退還作者后應有原稿簽收單)

    長 期

    4

    各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件

    長 期

    5

    出版通知單、書刊、音像出版物樣品

    長 期

    6

    出版發行記錄,發稿后的變動情況,稿酬、版稅通知單

    長 期

    7

    封面設計圖樣、選用的插圖、照片

    短 期

    8

    有參考價值的讀者來信、重要評論

    短 期

    9

    再版修改意見

    短 期

    注:

    出版物項目:CB12為報紙、CB13為刊物、CB14為書稿、CB15為音像。

    附件二:全引(卷內)目錄

    檔 號

    ?

    起止日期

    卷內頁數

    保管期限

    存址

    ?????

    序號

    文件編號

    責任者

    文  件  題  名

    日  期

     頁號

    備注

    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????
    ???????

    福建工程學院檔案室

    附件三:

    卷   內   備   考   表

    本卷情況說明:

      

      

      

      

      

      

      

      

    立 卷 人:

                                       檢 查 人:

                                       立卷時間:

      


    附件四:

    序號

    檔   號

    單    位

    案 卷 題 名

    起 止時  間

    數  量

    保管期限

    密 級

    變更情況

    備注

    份數

    頁數

    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????

    福建工程學院檔案室


    附件五:

    序號

    檔   號

    單    位

    案 卷 題 名

    起 止 日 期

    數  量

    保管期限

    密 級

    變更情況

    備注

    份數

    頁數

    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????
    ???????????

    移交單位(蓋章)接收單位(蓋章):

    人:人:

    移交時間:接收時間:


    打印此頁】 【頂部】 【返回
    258竞彩