• 福建工程學院財會類檔案工作規范

    發布者:lb 發布時間:2017-09-11 瀏覽次數:23

    附件8:

    福建工程學院財會類檔案工作規范

            第一章 總  則

    第一條  為加強學校財會檔案管理,更好地為學校教學、科研、管理服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國會計法》、財政部和國家檔案局聯合頒布的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)、《高等學校檔案管理辦法》、《福建省會計檔案基礎工作規范》等規定,結合學校實際,制定本規范。

    第二條 本規范適用于學校計財處、附屬獨立核算單位、二級核算單位及其他單位。  

    第三條財會檔案是指我校在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料。

    第四條 財會檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據,是學校全部檔案的重要組成部分。

    第五條 財會檔案必須實行集中統一管理,以確保其完整、準確、系統和安全,便于開發利用。

    第六條 財會檔案工作實行“三納、四同步”管理,即:納入財會部門管理制度,納入財會工作計劃、規劃,納入財會部門人員的崗位責任制。在布置、檢查、總結、驗收財會工作的同時,要同時布置、檢查、總結、驗收財會檔案工作。

    第七條 財會檔案工作歸口學校檔案室和計財處共同負責管理。  

    第八條 計財處、附屬獨立核算單位、二級核算單位及其他單位,應有一位負責人分管財會檔案工作,確定本單位的兼職檔案員。

    第九條 學校檔案室對已移交的財會檔案妥善保管、方

    便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

    第十條要把財會檔案工作列入學校發展規劃,要保證財會檔案管理必要的經費、庫房和設施(包括必要的存放地點、存放設施、檔案管理消耗材料等)。

    第二章  財會檔案歸檔范圍與保管期限

    第十一條 確定原則

    1.歸檔的財務工作管理和會計活動中形成的文件材料,必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

    2.歸檔的財會文件材料,必須反映財務管理、會計活動的全過程,保證完整、準確、系統。

        3.歸檔的財會文件材料,必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,充分考慮財會檔案的類型特點。

    第十二條 歸檔的主要內容和重點(具體范圍見附件1)

        1.歸檔的主要內容包括綜合管理、會計憑證、會計賬簿、財務報告、報表、工資清冊等方面。

        2.歸檔的重點是會計活動中各個階段形成的不同類型、載體的具有長期保存價值的文件材料。     

    第十三條 財會文件材料實行紙質文件與電子文件雙軌制同時歸檔原則。

    第十四條 財會檔案的保管期限(具體見附件1)

    1.財會檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

    2.財會檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

    3.本規范規定的財會檔案保管期限為最低保管期限,各

    類財會檔案的保管期限原則上應當按照本規范附件1所列期限執行。

    第十五條不歸檔的文件材料

    1. 上級有關財務的普發性(非專指本校)、不辦的文件;

    2. 未定稿的文件;

    3. 重份文件及校內其他單位發來的文件;

    4. 未生效的合同、協議、單據;

    5. 無查考利用價值的一般性、臨時性文件;

    6. 與校外單位交換來的材料(可作資料保存)

    第十六條 財會檔案的密級,按國家相關規定劃定。

    第三章 財會文件材料的部門立卷與歸檔流程

    第十七條 計財處、附屬獨立核算單位、二級核算單位及其他單位的財務部門是財會檔案的立卷部門,會計承辦人員是財會檔案的立卷人,應對本單位財會檔案按歸檔要求及時進行整理、立卷。

    第十八條 財會部門的兼職檔案員,要督促會計承辦人員,做好平時材料的收集、積累,注意材料的完整、系統和準確。

    第十九條學校檔案室應了解會計業務,監督、指導、檢查財會部門的檔案業務工作。

    第二十條 整理組卷  

    1.遵循會計核算材料的形成規律和特點,保持其有機聯系,便于保管和利用的組卷原則,將歸檔的會計核算材料收集齊全、完整,根據各類材料的時間順序,內容價值、數量、保管期限分別整理組卷。

        2.按照會計年度時間進行組卷,不同年度的會計核算材料不能放在一起立卷。

    3.各財務立卷部門將各種記賬憑證分別按時間、類目順序整理,組成一卷或多卷,每卷不超過200頁,厚度2cm為宜。

    4.各類記賬憑證的案卷封面與脊背項目應逐項按規定填寫清楚,標題要簡明,確切反映卷內材料內容,包括全宗名稱、責任者,內容和文件類型、名稱、時間等,用不退色的墨水書寫或打印,字跡工整、清晰。

    5.編寫頁號,每卷頁號均從1開始,位置在有書寫文字的頁上非裝訂線一側的下角。

    6.對于未了結的債權、債務及涉外的原始憑證,應單獨立卷,由學校檔案室保管到結清債權債務時為止。

    7.備考表記載案卷內材料的缺損、修復、補充、移出、

    損毀等需要說明的情況。

        8.卷內文件材料要去掉金屬物,對破損的材料要修復。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷

    9.案卷采用三孔一線的方法,粗線裝訂成冊。卷內材料以左下方對齊,在左側裝訂。若裝訂線處有重要批注者,須進行貼邊處理?;虬础陡=ㄊ嫏n案基礎工作規范》第七 、八、九、十條執行。

    第二十一條 財會檔案綜合管理性文件材料整理、組卷,按《福建工程學院歸檔文件整理實施細則》執行。

    第二十二條 財會工作所產生的電子文件的整理、立卷、歸檔按《福建工程學院電子文件歸檔與電子檔案工作規范》執行,并標注參見號。

    第四章  財會檔案歸檔驗收

    第二十三條 當年形成的財會檔案,在會計年度終了后,可暫由財會部門保管一年,期滿之后的次年6月底前,由兼職檔案員將應歸檔的財會檔案移交清冊一式二份送領導審核簽字后,連同案卷集中向學校檔案室辦理移交手續,移交清冊雙方各執一份備查 。

    第二十四條 交接財會檔案時,交接雙方必須當面驗收歸檔材料是否完整、系統、準確,卷內材料排列、編號、書寫是否符合要求。凡不符合要求者,學校檔案室有權拒絕接收,并要求期限改正后歸檔。

    第二十五條 學校檔案室接收保管的財會檔案,原則上

    應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,學校檔案室應當會同計財處經辦人員共同拆封整理,以分清責任。

    第二十六條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的財務部門及時移交給學校檔案室。

    第二十七條 單位合并后,原各單位解散或一方存續而其他方解散的,原各單位的財會檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的,其財會檔案仍由原各單位保管。

    第二十八條 單位分立后原單位存續的,其財會檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的財會檔案;單位分立后原單位解散的,其財會檔案應當及時移交給學校檔案室。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手續。

    第二十九條 單位之間因業務移交所涉及的財會檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的財會檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。

    第五章  財會檔案的管理

    第三十條 分類編號、編目

    1.按《中國檔案分類法----教育檔案分類詳表》進行分類標引,給出檢索分類號。

    2.根據財會檔案的內容構成和形成特點,編制用于檔號的二級類目代號簡表(見附件1)。

    3.財會檔案的實體分類按《福建工程學院檔案實體分類實施辦法》執行。

    4.按照GB3792.5-85《檔案著錄規則》,編制案卷級、財會檔案著錄卡,作為手工檢索卡和計算機采集卡使用。

    第三十一條 保管

     1.案卷入庫時,應全面檢查帳、物、卡是否相符。然后按不同的類目的檔號順序分別排列。

    2.計財處、學校檔案室和其他財會檔案保管單位,應提供合適的財會檔案保管條件,做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,還要防磁、防折。

    第三十二條 鑒定與銷毀

    1.財會檔案的鑒定、銷毀程序和手續均按國家相關規定

    及《福建工程學院財會類檔案歸檔范圍與保管期限》執行,

    對保管期滿并經過鑒定,已無保存價值的財會檔案應當按照規定程序及時銷毀。

    2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證、記帳憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證、記帳憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的財會檔案,應當在財會檔案銷毀清冊和財會檔案保管清冊中列明。

    3.保管期滿的財會檔案,除本規范第三十二條第二款規定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

    (1)由學校檔案室會同計財處提出銷毀意見,編制財會檔案銷毀清冊,列明銷毀財會檔案的單位、檔號、名稱、冊數、起止年度 、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;

    (2)由主管院領導、計財處負責人、院辦負責人和學校檔案室負責人,分別在銷毀清冊上簽署意見;

    (3)銷毀財會檔案時,應當由學校檔案室和計財處共同派人員監銷;

    (4)監銷人在銷毀財會檔案前,應當按照財會檔案銷毀清冊所列的內容清點核對所要銷毀的財會檔案,核對無誤;銷毀后,應當在財會檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況分別報告學校主管院領導。財會檔案銷毀清冊(見附件4、5)。

    第三十三條 查閱利用

    1.計財處、學校檔案室應當建立健全財會檔案的查閱、復制登記制度,既要方便查閱財會檔案,又要保證財會檔案的安全。

    2. 本校人員查閱財會檔案,憑有效證件,必須經院辦領導、計財處負責人批準,必要時經主管院領導批準,并辦理

    查閱、復制登記手續后方可查閱、復制。

    3. 本校財會人員查閱財會檔案,只能查閱所在本單位的財會檔案。

    4.校外人員或單位查閱財會檔案,憑單位介紹信及有效證件,必須經主管院領導、計財處負責人和院辦領導批準, 方可查閱。

    5.保存的財會檔案不得外借。如有特殊需要,經計財處負責人和院辦負責人批準,辦理借閱登記手續。查閱或者復制財會檔案的人員,嚴禁在財會檔案上涂畫、拆封和抽換。

    第六章   財會檔案工作崗位責任制

    第三十四條 計財處應當建立健全校各級會計檔案管理責任制,明確各單位負責人、兼職財會檔案管理人員對財會檔案的管理責任。

    第三十五條 財會檔案的立卷人要對財會檔案的完整性、立卷的及時性負責。

    第三十六條 財會檔案保管人員要妥善保管好財會檔案,

    要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,要采取防磁、防折措施。  

    第三十七條 財會檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱

    登記制度。損壞、丟失財會檔案的,按國家規定要追究相關

    人員的責任。

    第三十八條對擅自涂改、拆封、抽換、故意銷毀財會檔案的單位和個人,按國家規定要追究其相應責任 。   

    第七章  附  則

    第三十九條 本規范未盡事宜按國家有關規定執行。

    四十本規范由計財處和學校檔案室負責解釋。

    第四十一條 本規范經院長辦公會討論通過,自發文之日起施行。

      

    附件:

    1.福建工程學院財會類檔案歸檔范圍與保管期限

    2.財會檔案案卷目錄

    3. 財會檔案移交清冊

    4. 財會檔案銷毀清冊

    5. 財會檔案銷毀清冊審批表

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

    附件一:

    福建工程學院財會類檔案歸檔范圍與保管期限

    歸檔單位:計財處、附屬獨立核算單位、二級核算單位及其他單位(分類號:WS12、CK12-CK16

    一、綜合(分類號WS12)

    序號

    類   目   名  稱

    保管期限

    1

    上級有關財務會計工作的文件材料

    (1)

    針對本校重要的

    永久

    (2)

      針對本校一般的

      10年  

    2

    本校向上級的請示及批復

      永久

    3

    本校財務管理工作文件材料

    (1)

    重要的

    永久

    (2)

    一般的

    10年

    3

    財務管理方面的規章制度、崗位職責

    10年

    4

    財務工作計劃、總結

    10年

    二、財務報告(分類號CK12)

    序號

    類   目   名  稱

    保管期限

    1

    年度財務報告(含基建綜合報告)

    永久

    2

    年度財務決算(含基建決算)

    永久

    3

    年度報表、附表、附注及文字說明

    永久

    4

    月、季財務報告(含基建綜合報告)

    3年

    5

    月、季財務決算(含基建決算)

    3年

    6

    月、季報表、附表、附注及文字說明

    3年

    7

    年度工資報表

    永久

    8

    預算會計報表

    永久

    9

    其它財務報告

      

      

      

    三、會計帳簿(分類號CK13)  

    序號

    類   目   名  稱

    保管期限

     1

      涉及外事會計賬簿

      永久

     2

      總賬

     15年

    3

      預算內賬簿(含明細賬、分戶或登記帳)

    15年

    4

     預算外賬簿(含明細賬、分戶或登記帳)

    15年

    5

    學校專項基金賬簿

    15年

     6

    日記賬

    其中:現金、銀行存款日記帳

      

    25年

     7

    固定資產明細帳(卡片) (固定資產報廢清理后

    保管五年)

      

     8

    輔助賬簿

    15年

     9

    其他會計賬簿

    15年

    四、  會計憑證(分類號CK14)

    序號

    類   目   名  稱

    保管期限

    1

    涉及外事的會計憑證

    永久

    2

    預算內各種原始憑證、記賬憑證

    15年

    3

    預算外各種原始憑證、記賬賬單

    15年

    4

    匯總憑證

    15年

    5

    其他會計憑證

    15年

    6

    學?;鸶鞣N原始憑證、記賬憑證

    15年

    7

    會計撥款憑證及其他會計憑證

    15年

    8

    涉及債權、債務及末清理完畢的憑證

      

    五、工資清冊(分類號CK15)

    序號

    類   目   名  稱

    保管期限

    1

    工資發放名冊、卡片

    永久

    2

    工資轉移、證明、通知存根

    永久

    3

    各種獎金、獎學金、貸學金、助學金發放名冊等

      

      

      

    10年

     六、其他類(分類號CK16)

    序號

    類   目   名  稱

    保管期限

    1

    財會檔案保管清冊

    永久

    2

    財會檔案銷毀清冊

    永久

    3

    財會檔案移交清冊

    15年

    4

    銀行存款余額調節表

    15年

    5

    銀行對帳單

    15年

    6

    發票存根

    15年


      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      


    附件二:

    序號

    單   位

    檔  號

    原始號

    案卷題名

    起    止

    年 月 日

      

    起 止

    憑證號

    頁數

    卷數

    保 管

    期 限

    存址

    備注

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

    福建工程學院檔案室


    附件三:

    序號

    單   位

    檔  號

    原始號

    案卷題名

    起    止

    年 月 日

      

    起 止

    憑證號

    頁數

    卷數

    保 管

    期 限

    存址

    備注

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

    移交單位(蓋章):                                                             接收單位(蓋章):

    人:人:人:

    移交時間:接收時間:


    附件四:

    序號

    檔    號

    單   位

    案卷題名

    起止年月日

    起止憑證號

    應保管

    期  限

    已保管期  限

    頁數

    卷數

    備注

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      


    附件五:

    位:

    銷毀會計

    檔案總計

    (卷)

    會計

    憑證

    (卷)

    起止

    年度

    會計

    帳薄

    (卷)

    起止

    年度

    財務

    報告

    (卷)

    起止

    年度

    工資清冊

    起止年度

    其它核算材料  (卷)

    起止年度

    備注

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

    銷毀原因

      

      

      

      

      

      

      

      

    院領導意見:

      

      

      

    簽字:

      

    年    月   日

      

    財務部門負責人意見:

      

      

    簽字:

      

      

     年    月    日

      

    院辦負責人意見:

      

      

    簽字:

      

      

    年    月    日

      

      

    檔案部門負責人意見:

      

      

    簽字:

      

    年    月    日

      

      

    檔案部門經辦人簽字:

      

      

    檔案部門監銷人簽字:

      

    年    月    日

      

    財務部門經辦人簽字:

      

      

    財務部門監銷人簽字:

      

      

    年    月    日

    財務部門(蓋章)學校檔案室(蓋章)

      

    備注:本表一式兩份,一份學校檔案室保存,一份財務部門保存。


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